Privacy We gaan zorgvuldig om met je persoonlijke gegevens!

Privacy- en Cookiebeleid

Dit document vormt het Privacy- en Cookiebeleid van Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit en is van toepassing op zowel de online als offline verwerking van persoonsgegevens en het gebruik van cookies op de website van Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit.

Bij Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit begrijpen we het belang van privacy voor de deelnemers aan onze health checks en de bezoekers van onze website. Daarom streven we naar transparantie in onze handelingen. Bij de verwerking van jouw persoonsgegevens nemen we de nodige zorgvuldigheid en nauwkeurigheid in acht, en handelen we in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hieronder vind je gedetailleerde informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, de wettelijke basis en het doel van deze verwerking, evenals onze benadering van gegevensbescherming.

Definities:

1. Betrokkene: Een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die deelnemer is aan onze health checks of bezoeker van onze website.
2. Bezoeker: Iemand die de website bezoekt, al dan niet geregistreerd.
3. Deelnemer: Een natuurlijke persoon die gebruikmaakt van een health check of andere diensten van Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit.
4. Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
5. Website: De website van Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit, te bereiken via <www.terharmselbedrijfsvitaliteit.nl>, inclusief huidige en toekomstige varianten.

Privacyverklaring

Verantwoordelijke voor gegevensverwerking 

Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, is Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, inclusief de door Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit ingehuurde derden. Bij de uitvoering van een gezondheidscheck wordt de software van THP2 gebruikt.

Relatie tussen THP2 en Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit is een partner van THP2 en maakt gebruik van de software en het beveiligde portaal van THP2. THP2 biedt technische ondersteuning en beveiliging voor het gebruik van het portaal.

Procedure voor het aanvragen en uitvoeren van een gezondheidscheck a. Jouw werkgever verstrekt Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit een lijst met enkele persoonsgegevens (zie punt 4 hieronder) van jou en andere werknemers die een gezondheidscheck willen laten uitvoeren. b. Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit uploadt deze lijst naar de online omgeving van THP2. c. Deelnemers kunnen via de online omgeving de vragenlijsten invullen en zichzelf inplannen voor de fysieke testen. d. Bij voldoende deelnemers kan de werkgever een groeps- en/of bedrijfsrapportage aanvragen. Deze resultaten zijn nooit herleidbaar naar jou als individuele deelnemer.

Toepasselijkheid Deze privacy- en cookieverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens van natuurlijke personen die Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit verwerkt, zowel online als offline. Dit omvat ook informatie die wordt verzameld tijdens jouw bezoek aan de website. Als er op onze website een link staat naar een website van een derde partij en je besluit deze te bezoeken, raden we je aan het privacy- en cookiebeleid van die derde partij te lezen. Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites van derden of het daarop van toepassing zijnde beleid.

Persoonsgegevens Hieronder vind je een overzicht van welke persoonsgegevens we in verschillende situaties van jou kunnen verzamelen. Aangezien Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit preventief medische onderzoeken uitvoert, vallen de opgeslagen gegevens onder de wet op persoonsgegevens. Dit is anders dan bij medische gegevens verkregen bij een specialist in een behandeltraject (ziekenhuis, dokter, etc.), die vallen onder de wet op de geneeskundige behandelovereenkomst en 10 jaar worden bewaard. Hoewel het portaal bijzondere persoonsgegevens kan opslaan, kan het niet worden beschouwd als een medisch dossier

Direct verstrekte informatie 

a. Contact 

Wanneer je contact met ons opneemt, zowel online als offline, kunnen we gegevens van jou verzamelen, zoals je voornaam, achternaam, telefoonnummer en e-mailadres.

 b. Health check via werkgever

 Bij aanmelding voor een health check of andere dienst van Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit, vragen we de volgende gegevens van jou. Deze gegevens worden gebruikt om jouw persoonlijke resultaten terug te koppelen en op groeps- en bedrijfsniveau rapportages te genereren:

• Voornaam en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Werklocatie
• Functie
• Afdeling 

Bij het uitvoeren van een health check via Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit maak je een persoonlijk account aan binnen de THP2-software. Door het invullen van de vragenlijst ga je akkoord met het privacybeleid van THP2.

Na 5 jaar inactiviteit zonder reactie op de herinnering wordt het account en alle persoonsgegevens onherstelbaar verwijderd. De overige gegevens worden geanonimiseerd en apart bewaard voor onderzoeksdoeleinden en benchmarks. Dit proces is onomkeerbaar en kan niet worden herleid naar een account of persoon door THP2.

Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens 

Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit verwerkt geen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens en heeft ook niet de intentie gegevens te verzamelen of diensten te verlenen aan personen jonger dan 16 jaar, tenzij daarvoor toestemming is verkregen van ouders of voogd. Hoewel Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit niet kan controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar, raden we ouders aan betrokken te zijn bij de (online) activiteiten van hun kinderen om te voorkomen dat er gegevens worden verwerkt zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit zonder toestemming persoonlijke gegevens heeft verzameld over een minderjarige, neem dan contact op via info@terharmselbedrijfsvitaliteit.nl en Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit zal deze gegevens verwijderen.

Automatisch verzamelde informatie Bij het bezoeken van de website van Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit en bij online communicatie met Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit en haar gelieerde partijen kunnen verschillende technologieën worden gebruikt om automatisch informatie te verzamelen over jouw online activiteiten. Deze informatie kan op verschillende manieren worden verzameld: a. Cookies: Op de website van Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit worden technologieën zoals cookies, web beacons en mobiele apparaat identificatiemiddelen gebruikt om informatie te verzamelen over het gebruik van onze website. b. Technische gegevens: Wanneer je de website bezoekt, kunnen er persoonsgegevens worden verzameld, waaronder jouw IP-adres, het type (mobiele) apparaat dat je gebruikt, het besturingssysteem en browsertype van jouw apparaat, instellingen voor tijdzone en locatie, taal, unieke identificatiecode voor jouw apparaat, het adres van een verwijzende website, het pad dat je aflegt door onze website en andere informatie over jouw sessie op onze website. c. Informatie ontvangen van derde partijen: Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit kan informatie over jou verzamelen via andere bedrijven en organisaties, inclusief sociale media. We kunnen informatie verzamelen die openbaar beschikbaar is, bijvoorbeeld wanneer je met ons communiceert via sociale media. Door aanvullende informatie over jou te verzamelen, kunnen we onjuiste informatie corrigeren en je voorzien van passend advies. d. Geaggregeerde informatie: Geanonimiseerde en geaggregeerde informatie identificeert geen specifieke persoon en kan daarom niet worden herleid tot een persoon. Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit gebruikt dergelijke informatie onder meer voor inzicht in websitebezoek en data-analyse.

Grondslag gegevensverwerking Volgens de AVG moet elke verwerking van persoonsgegevens gebaseerd zijn op een van de wettelijke rechtvaardigingsgronden. Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit verwerkt jouw gegevens op basis van een van de volgende rechtvaardigingsgronden:

 a. Toestemming: 

Als derde partijen in opdracht van Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit jouw gegevens verwerken (‘sub verwerkers’), wordt jouw uitdrukkelijke toestemming hiervoor gevraagd voordat de verwerking plaatsvindt. Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken door te mailen naar info@terharmselbedrijfsvitaliteit.nl. De verwerking van persoonsgegevens vóór het intrekken van de toestemming blijft echter rechtmatig op basis van de eerder gegeven toestemming. 

b. Gerechtvaardigd belang: 

Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit kan een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor marketingdoeleinden of om potentiële klanten te adviseren. Het belang kan per gegevensverwerking verschillen en Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit weegt altijd haar eigen belang af tegen de belangen van betrokkenen.

c. Uitvoering van de overeenkomst: 

In het kader van de uitvoering van de overeenkomst tussen Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit en de werkgever is het noodzakelijk om werknemers per e-mail te kunnen informeren over de health check en het bijbehorende proces.

Doeleinden van gegevensverwerking

Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit verwerkt persoonsgegevens om praktische redenen, zoals het uitvoeren van overeenkomsten, communicatie met deelnemers en het handhaven van wettelijke vereisten voor haar bedrijfsvoering. Tevens streven we naar een optimaal gebruik van de website en zijn er commerciële belangen zoals marketingdoeleinden en het verkrijgen van inzicht in bezoekersstatistieken. Dit omvat ook het beheren en optimaliseren van sociale media-accounts, het plaatsen van advertenties, en het analyseren van websitebezoekers en zoekgedrag om de website te verbeteren.

Wordt mijn data gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek?

 Data wordt alleen voor wetenschappelijk onderzoek gebruikt wanneer deze onomkeerbaar geanonimiseerd is, met expliciete toestemming van de betrokkene.

Overige belangen

• Ontwikkeling en verbetering van nieuwe diensten
• Beoordeling van de effectiviteit van verkoop, marketing en reclame
• Melden van beveiligings- of productproblemen aan de juiste autoriteiten
• Voldoen aan toepasselijke wetgeving en rapportageverplichtingen
• Handhaving van wettelijke verplichtingen en beleidsregels
• Het instellen of verdedigen van juridische claims

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden zoals hierboven beschreven. In principe worden persoonsgegevens bewaard zolang het account van de deelnemer actief is. Na 30 dagen worden gegevens op Google Drive automatisch verwijderd. Ook worden 30 dagen na het uitvoeren van de health check persoonsgegevens automatisch verwijderd. Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit kan persoonsgegevens langer bewaren vanwege wettelijke verplichtingen en verjaringstermijnen.

Correspondentie met werkgevers wordt minimaal twee tot zeven jaar bewaard vanwege wettelijke verplichtingen.

1. Verwerking van persoonsgegevens door derde partijen

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derde partijen zoals Google, sociale media platforms en THP2 voor verschillende doeleinden zoals hosting, technische ondersteuning, marketing en analyse. Jouw persoonlijke gegevens kunnen ook worden gedeeld met partners voor marketingdoeleinden en productinformatie. Andere gegevens worden alleen gedeeld als dit vereist is door de wet- en regelgeving.

1. Jouw rechten

Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit jouw persoonsgegevens verwerkt. Ook heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en dataportabiliteit van jouw persoonsgegevens. Je kunt dit doen door contact op te nemen via info@terharmselbedrijfsvitaliteit.nl We zullen je vragen om specifieke informatie te verstrekken om je identiteit te bevestigen, om ervoor te zorgen dat je persoonlijke gegevens veilig worden behandeld. Hieronder wordt beschreven wat deze rechten inhouden

• Inzage: Je hebt te allen tijde het recht om inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens die Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit verwerkt. Dit betreft enkel jouw eigen gegevens. Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit zal een kopie verstrekken van de persoonsgegevens die zij over jou hebben verwerkt of nog verwerken. Indien jouw gegevens inmiddels zijn verwijderd, geanonimiseerd of niet (meer) beschikbaar zijn vanwege wet- en regelgeving, zal Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit je hierover direct informeren.
• Vergetelheid: Als er geen wettelijke basis meer bestaat voor het bewaren van jouw persoonsgegevens door Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit, kun je verzoeken om het wissen van jouw gegevens. Dit geldt ook als je succesvol bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, als je jonger bent dan 16 jaar en de gegevens zijn verzameld via de website, als jouw gegevens mogelijk onrechtmatig zijn verwerkt of als Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit jouw gegevens moet wissen om te voldoen aan wet- en regelgeving. Ook als je jouw eerder gegeven toestemming intrekt, kunnen jouw gegevens worden gewist. Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit kan echter om specifieke juridische redenen mogelijk niet altijd volledig aan jouw verzoek tot verwijdering voldoen. In dat geval zal Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit je hiervan op de hoogte stellen op het moment van jouw verzoek.
• Rectificatie en aanvulling: Indien je van mening bent dat de persoonsgegevens die Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit van jou heeft onjuist of onvolledig zijn, kun je een verzoek indienen om deze aan te passen. Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit zal redelijke inspanningen leveren om deze gegevens aan te passen waar nodig en mogelijk.
• Dataportabiliteit: Je hebt het recht om Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit te verzoeken jouw persoonsgegevens over te dragen aan jou of aan een derde partij die een vergelijkbare dienst verleent. Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit zal deze gegevens gestructureerd en machineleesbaar verstrekken. Dit recht is van toepassing op geautomatiseerde gegevens waarvoor je in het verleden toestemming hebt gegeven of die zijn verwerkt in het kader van een overeenkomst tussen Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit en jou.
• Bezwaar: Je kunt onder bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens door Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit. Dit recht is van toepassing wanneer je van mening bent dat jouw rechten en vrijheden worden geschaad door de verwerking van jouw gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit, of wanneer de verwerking verband houdt met een rechtsvordering. In dat geval zal een belangenafweging plaatsvinden tussen het belang van Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit en jou als betrokkene om te bepalen of de verwerking moet worden gestaakt.
• Beveiliging: Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de door hen verkregen persoonsgegevens te beveiligen. Dit omvat het gebruik van antivirussoftware die voldoet aan de huidige standaarden, het regelmatig wijzigen van wachtwoorden voor online programma's, het up-to-date houden van plug-ins voor de website, en het regelmatig maken van back-ups. De specifieke beveiligingsmaatregelen voor persoonsgegevens die worden verwerkt tijdens de gezondheidscheck worden beschreven in de privacyverklaring van THP2.
• Klacht Autoriteit Persoonsgegevens: Als je een klacht hebt over het gebruik van jouw persoonsgegevens, kun je deze indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via het beschikbare formulier op hun website.

Cookies:

• Wat is een cookie en waarvoor worden deze gebruikt? Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer. Deze cookies worden gebruikt om de website goed te laten functioneren en jouw bezoek te vergemakkelijken door jouw instellingen te onthouden. Ze slaan informatie op over jouw activiteiten op de website.
• Welk(e) type(n) cookies gebruikt Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit? Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit maakt gebruik van verschillende soorten cookies, waaronder technisch noodzakelijke cookies (functionele cookies) voor het laten functioneren van de website en gerichte reclamecookies door derden (tracking) voor het volgen en analyseren van het gebruik van de website.
• Aanpassen cookie-instellingen: Je kunt het gebruik van cookies door de website van Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit weigeren of aanpassen via de instellingen van jouw browser. Het uitschakelen van cookies kan echter de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website verminderen. Je kunt de helpfunctie van jouw browser raadplegen voor meer informatie over het aanpassen van cookie-instellingen.\

WIJZIGINGEN

Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande toestemming wijzigingen aan te brengen in dit Privacy- en Cookiebeleid. Deze wijzigingen kunnen worden aangebracht indien dit noodzakelijk blijkt om te voldoen aan wet- en regelgeving of in het kader van de (uitbreiding van) de diensten die Ter Harmsel Bedrijfsvitaliteit aanbiedt. Het wordt aanbevolen om dit beleid regelmatig te raadplegen. De meest recente versie is te vinden op de website.